Brakujący dokument odtwarza się u źródła, nie w edytorze PDF
Procedura dla utraconej decyzji, zgłoszenia, projektu, świadectwa, protokołu, faktury lub potwierdzenia płatności: identyfikacja, właściwy opiekun, legalna kopia albo korekta i jawny ślad zmian.
Brak dokumentu nie zawsze oznacza, że dokument nie powstał. Czasem zaginął oryginał, pozostał nieczytelny skan, odłączono załączniki albo kilka wersji ma tę samą nazwę. Pierwszym krokiem nie jest więc napisanie oświadczenia. Najpierw ustal, czego dokładnie brakuje i kto przechowuje wiarygodne źródło.
Rozpoznaj rodzaj braku
Nadaj problemowi jeden status: „brak całego dokumentu”, „brak strony lub załącznika”, „nieczytelna kopia”, „brak podpisu lub numeru”, „sprzeczne wersje” albo „brak dowodu doręczenia”. Każdy status wymaga innej czynności.
Nie nazywaj kopii nieważną tylko dlatego, że jest skanem. Nie nazywaj jej też urzędowo poświadczoną, jeśli nie ma takiego pochodzenia. Zapisz wszystko, co pozwala znaleźć sprawę: nazwę inwestora, adres, działkę, przybliżoną datę, sygnaturę z korespondencji i nazwę organu lub autora.
Kopia, korekta i nowy dokument to trzy różne wyniki
Kopia ma odtworzyć treść istniejącego dokumentu i powinna prowadzić do źródła. Korekta jawnie naprawia rzeczywisty błąd przez podmiot uprawniony do zmiany danego dokumentu. Nowy dokument opisuje stan lub czynność na nowo i ma własną datę, autora oraz podstawę. Nie wolno używać tych nazw zamiennie.
Przed kontaktem ze źródłem zapisz oczekiwany wynik: czy potrzebujesz czytelnej kopii, uwierzytelnionego odpisu, brakującego załącznika, wyjaśnienia różnicy, prawidłowej korekty czy nowego opracowania. Dzięki temu organ, autor albo wystawca może odpowiedzieć na konkretne pytanie, a w teczce pozostaje ślad, dlaczego pojawiła się kolejna wersja.
Decyzja albo zgłoszenie: wróć do akt AAB
Jeżeli brakuje pozwolenia na budowę, zgłoszenia lub pisma z początku procesu, ustal organ administracji architektoniczno-budowlanej, który prowadził sprawę. Może to być starosta, prezydent miasta na prawach powiatu albo — w wyjątku — wojewoda. Nie kieruj prośby do PINB tylko dlatego, że chodzi o budowę.
Kodeks postępowania administracyjnego daje stronie prawo wglądu w akta również po zakończeniu postępowania oraz sporządzania kopii lub odpisów. W określonych warunkach strona może żądać uwierzytelnienia. Nie oznacza to automatycznego prawa każdej osoby do każdego pliku. Wyjaśnij swoją rolę, wskaż sprawę i zapytaj organ o właściwy tryb dostępu oraz formę potrzebną do bieżącej czynności.
Zakończenie lub użytkowanie: znajdź organ nadzoru
Dokumentu zakończenia budowy albo decyzji o pozwoleniu na użytkowanie szukaj w gałęzi nadzoru budowlanego. Zasadniczo będzie to PINB, a w ustawowych wyjątkach WINB. Ustal, czy zaginęło samo zawiadomienie, dowód jego doręczenia, zaświadczenie, decyzja czy odpowiedź na wezwanie.
Nie sporządzaj własnego „zaświadczenia o braku sprzeciwu”. Jeżeli potrzebne jest urzędowe potwierdzenie, zapytaj organ prowadzący akta, jaki dokument może wydać w konkretnym stanie sprawy. Formularz pobrany z portalu GUNB nie jest kopią złożonego zawiadomienia.
e-Budownictwo pomaga, ale nie jest całą teczką
Portal e-Budownictwo umożliwia tworzenie i śledzenie określonych wniosków oraz zgłoszeń. Panel może pokazać dokument roboczy, wysłany wniosek lub status zarejestrowany przez organ. Nie zakładaj jednak, że zawiera każdą historyczną sprawę, wszystkie załączniki i urzędowy skutek.
Sprawdź konto osoby, która rzeczywiście wysyłała dokument, potwierdzenie przekazania i identyfikator. Następnie porównaj wynik z aktami organu. Nie twórz nowego zgłoszenia tylko po to, aby zastąpić zagubioną kopię starego.
Projekt: kopia nie może udawać nowej wersji
W sprawie projektu zacznij od inwestora, projektanta, kierownika budowy i repozytorium używanego podczas realizacji. Ustal część, autora, numer uprawnień, datę i historię zmian. Jeżeli autor przekazuje ponownie ten sam dokument, zachowaj informację o pochodzeniu kopii.
Gdy potrzebna jest korekta albo dokumentacja stanu wykonanego, nie zmieniaj samodzielnie podpisanego pliku. Zakres i autora aktualizacji trzeba dobrać do rzeczywistej zmiany oraz przepisów. Stara wersja powinna pozostać w archiwum z oznaczeniem, dlaczego nie jest używana.
Świadectwo energetyczne: sprawdź autora i numer
Centralny rejestr zawiera wykazy osób uprawnionych i świadectw. Numer dokumentu oraz wpis autora pozwalają sprawdzić jego pochodzenie. Jeśli zaginął egzemplarz, wróć do osoby, która go sporządziła, i ustal sposób przekazania prawidłowej wersji. Jeśli dane są błędne albo stan domu się zmienił, potrzebna może być czynność osoby uprawnionej, a nie ręczna korekta.
Nie kopiuj wskaźnika z publicznego wyniku wyszukiwania do własnego formularza świadectwa. Wymagany jest dokument powstały zgodnie z zasadami rejestru i opisujący właściwy budynek.
Protokół, faktura i płatność: wróć do podpisującego
W protokole odbioru zidentyfikuj wykonawcę, odbiorcę, datę, adres i urządzenie. Poproś podpisujące strony o kopię zgodną z faktycznie sporządzonym dokumentem albo o jawną korektę prawdziwego błędu. Nie podpisuj nowego protokołu z dawną datą, jeśli odbiór nie odbył się w opisany sposób.
Fakturę lub jej duplikat uzyskuje się od wystawcy zgodnie z właściwymi zasadami księgowymi, a potwierdzenie płatności od źródła rzeczywistej transakcji. Historia rachunku nie zastępuje faktury, a faktura nie dowodzi zapłaty. Gdy sprzedawca albo wykonawca nie działa, zbierz dostępne dowody i zapytaj NFOŚiGW, jaki dokument jest dopuszczalny; nie wymyślaj uniwersalnego oświadczenia.
Ustal ślad odtworzenia
Dla odzyskanej kopii zapisz datę pozyskania, podmiot źródłowy, osobę przekazującą, sposób uwierzytelnienia i relację do wcześniejszej wersji. Nazwij plik bez wartościujących skrótów: numer, typ, data i status wystarczą. Nie usuwaj uszkodzonego skanu, jeśli pomaga wyjaśnić historię.
Po odzyskaniu dokumentu uzupełnij mapę dokumentów i właściwości i sprawdź cały pakiet w bramce zgodności przed GWD. Pozostałe przypadki znajdziesz w poradniku dokumentowym.